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为什么要用企业邮箱
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电邮已日益成为我们日常工作信息交流的重要工具，小小的流量担负着对外业务承载对内低成本高效管理的作用。具有自主管理、稳定安全、性价比高的企业邮箱越来越被广大企事业单位所重视，因为企业邮箱是信息化的基础，不仅可以统一形象，彰显实力，更是企业商业往来不可或缺的沟通方式。
在自建企业邮箱普及前，人们往往用免费和租用虚拟主机邮箱来实现电子通信，但这两种情况已不能满足企业用户个性化高标准的要求了，其带来的种种的限制有：
用免费的邮箱。国外的免费邮箱如hotmail.com, yahoo.com.cn 虽然很稳定，但是现在各大网站对垃圾邮件检测的评定越来越严格，经常会有正常邮件被当垃圾邮件给屏蔽，这种情况邮箱使用者双方是无法解决的，对个体这种现象，各大网站的处理也无法做到一对一的服务。遇到这种情况只能让对方发到其他邮箱，这样做，不仅耽误了自己的时间和精力，还浪费了对方的时间和精力。 国内的免费邮箱如163.com,263.net,21cn.com, sina.com 虽然邮箱空间比较大些，，也比较稳定，但现在普遍不再提供免费申请服务了。遇到上面所说被屏蔽的正常邮件情况也类似，得不到及时有效的解决。
用收费的个人邮箱。收费的个人邮箱费用一般在几十元到一、二百元不等，价格也不贵，系统也比较稳定，对个人用户来说，这是一个很好的选择，唯一的缺点是，很容易受垃圾邮件袭击。如果个人的邮箱用作企业工作邮箱，则非常不妥。首先，邮箱没有统一命名，没有企业域名，容易记错、弄混，降低企业形象；其次，企业对这些邮箱无法统一管理，当企业员工离职后，邮箱也跟着一起带走了，和邮箱相关联的一些客户资料或技术资料等信息也一起被带走了，这是一个很大的安全隐患， 而企业对此毫无办法：邮件服务器控制在大的门户网站手里，邮箱的密码控制在个人手里。
用ISP 提供的虚拟主机邮箱。虚拟主机邮箱一般是企业在通过ISP 注册域名、租用虚拟主机空间时，ISP 服务商赠送的邮箱。企业管理员通过一个专用WEB界面可以添加、删除自己域名下的邮箱。使用这种服务的企业，在初期主要用于对外联络、提升企业形象时起了很大的作用。但随着企业信息化的深入，不只是需要对外发送邮件或接受外部邮件，企业内部员工之间、上下级之间、部门之间、总部与分支机构之间，都需要有一个快捷、简便的沟通方式。最廉价最方便的沟通方式莫过于企业内部邮件系统。当然，通过外部邮件服务器也可以完成内部沟通，但是这样做增加了上网的通讯费用，速度慢，而且将自己的内部信息以明码形式在网上传输，很容易被???或监控，很容易暴露企业商业信息。对网络依赖性越强，这种危险也越大。
一个2 人以上的企业，就涉及到沟通和交流，更何况十几人、几十人、上百人、上千人上万人的企业。企业内部人员的沟通是非常频繁的，通过电子邮件系统可以完成大部分日常工作，如安排任务、发布通知、汇报工作、传递资料等。现在越来越多的企业员工早上上班的第一件事就是，先打开邮箱，看看领导安排了那些任务，根据轻重缓急，逐一处理、回复。领导下班前的一件事就是看看员工的回复或工作汇报，用邮件做出指示。这样，就大大减少了见面开会、打电话的次数，大大提高了工作效率，降低了通讯费用。IT 行业许多公司象HP, Microsoft，员工都没有自己固定的办公位子，其实就是通过电子邮件系统与公司紧密联系在一起。
随着国内邮件系统发展的日益成熟，邮箱用户们由最初简单的只要能满足收发要求发展到根据企业自身情况能自主管理并符合其行业要求的企业邮箱已是目前企业信息化工作中的发展趋势。企业邮箱的优势有：
1、全面体现企业形象。 以企业域名为邮箱后缀，所有员工邮箱均为“abe@企业域名”，树立统一的企业形象，方便企业形象推广。
2、克服员工流动影响。员工离职，企业邮箱可以顺利收回，从而将所有业务联系保留和延续下来。若日常工作使用个人邮箱，员工离职不会上缴，客户可能仍然与其个人邮箱联系而被一起带走。
3、便于企业管理。 可以根据企业需要自主开设企业邮箱，可自由命名、分配容量、分组、???、设定功能限制等，方便企业的统一管理。
4、增强内部信息沟通和协同办公能力。 利用企业邮箱的部分高级功能可实现来信自动分拣，对常见咨询问题自动解答等，提高工作效率，增进内部信息沟通和协同办公能力。
5、优于个人邮箱和租用虚拟主机邮箱的安全性、稳定性和服务品质 。企业邮箱在安全性、稳定性以及防病毒、反垃圾邮件功能方面远高于其他形式邮箱，有专门的售后服务支持，服务品质更适于企业商务应用。
6、有助于网上推广和产品宣传。 当收到一封陌生邮件，根据来信域名查询网站是个初步了解对方的好方法。有了企业邮箱，日常通信中即可毫不费力附带宣传自己。
由此可见，企业内部电子邮件系统，不是可有可无的摆设，不是提升企业形象的符号，而是的确能够开源节流，给企业带来效益的信息化利器。企业内部电子邮件系统和企业内部程控交换机、内部电话计费系统一样重要，让信息在企业内外部高速运动，将企业与外界紧密联系在一起。说电话和电子邮件系统构成企业的神经和血管，一点都不为过。
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